Незалежний огляд найпопулярніших POS систем України від Choice

Що таке POS система?

POS-система  — це поєднання апаратного забезпечення (hardware) і програмного (software). Яке використовується для ведення обліку, прийому платежів, фінансової звітності, керування персоналом, продажами, клієнтською базою і керування бізнес-процесами.

Фактично це є спинним мозком ресторану через який відбувається управління більшістю процесів.

Сучасні POS-системи в своїй основі використовують програмне забезпечення і можуть бути використані на таких пристроях як: планшет, смартфон, комп’ютер, ноутбук і звісно касові термінали (каса). Хоча більшість з нас звикла називати саме касові термінали — POS-системою.

POS-система складається з двох елементів. Перший – POS (Point of sale) це зазвичай каса, чи планшет, на якому ви оформлюєте замовлення своїх гостей/клієнтів. Другий елемент – POS-office (backoffice POS) це програмне забезпечення, в якому відбувається облік, звітність і адміністрування процесів та відслідковування показників ресторану. Разом це і є POS-системою.

Завдяки POS-системі ви зможете автоматизувати більшість процесів, бути впевненим в правильному розрахунку вартості, обліку залишків, робочого часу і багато іншого.

Типи POS

Розділити POS-систем можна на два основних типа: стаціонарні системи і хмарні. Як показали опитувальники Choice в 2024 році – 62% використовують хмарні системи.

Як працює POS-система і для чого потрібна?

Для початку роботи з POS-система не потрібно володіти спеціальними навичками, зазвичай достатньо пройти навчання по користуванню POS-системою і її можливостями, в залежності від можливостей системи і привітності її інтерфейсу це займає від декількох годин, до кількох днів.

Як відбувається основний процес роботи POS-системи:

Для чого потрібна POS-система і основні її функції 

POS-система виконує багато різноманітних функцій і задач для ресторану і його процесів, в першу чергу автоматизацію процесів. Щоб ваша команда не витрачала час на рутині задачі. А на покращення сервісу і вражень для ваших гостей.

Складський облік і керування залишками

POS-система фіксує, що прийшло на склад, скільки продуктів використано та які залишки залишилися. Деякі системи навіть попереджають, якщо якась страва закінчується. Це дозволяє вчасно поповнювати запаси, щоб мати необхідні продукти та не втрачати прибуток.

Фінансовий облік і обробка платежів

Важливо слідкувати за доходами та витратами, щоб розуміти, чи приносить ресторан прибуток. Це допомагає бачити куди йдуть гроші: на закупівлі, зарплати, операційні витрати, а також де можна заощадити чи заробити більше. Зручний фінансовий облік дозволяє переглядати всі дані в одному місці, із фільтрами за годиною, персоналом та іншими параметрами – саме в цьому допомагає POS-система. Також важливо, щоб вона підтримувала різні способи оплати, наприклад через QR-код за столом чи онлайн-платежі. Для цього можна підключити Choice.

Аналітика і статистика

Статистика продаж покаже, які страви найпопулярніші, коли найбільше гостей та які офіціанти продають краще. Ви зможете аналізувати середній чек, визначати постійні хіти меню (ABC-аналіз) та сезонні вподобання гостей (XYZ-аналіз). Також система допоможе відстежувати витрати, робочу годину персоналу та постачальників.

Регулярні звіти (щоденні, тижневі, місячні) допоможуть приймати правильні бізнес-рішення та коригувати стратегію.

Управління персоналом

POS-система дозволяє створювати облікові записи для працівників, щоб вони могли входити в систему на початку та в кінці зміни. Вона також дає змогу працювати із замовленнями та, за потреби, змінювати налаштування (залежно від рівня доступу). Це допомагає підраховувати робочі години, зарплату та оцінювати продуктивність команди.

CRM та система лояльності

CRM (система управління відносинами з клієнтами) – це більше, ніж просто база гостей. Вона допомагає відстежувати їхні улюблені страви, час замовлень, нагадує про дні народження, накопичує бонуси та знижки, створює промокоди. Також CRM дозволяє розділяти гостей на групи, створювати для них спеціальні пропозиції та використовувати ці дані для таргетованої реклами й визначення вашої цільової аудиторії.

Онлайн замовлення

Все більше ресторанів працюють онлайн: через сайт для доставки, замовлення в месенджерах або Instagram. Як сказав Біл Гейтс: “Якщо вашого бізнесу немає в інтернеті — вас немає в бізнесі”. Тепер важливо мати сторінки в Instagram та Google Maps, а краще ще й сайт, щоб гості могли замовляти на виніс чи доставку. Це допомагає розвивати бізнес без необхідності збільшувати площу ресторану або відкривати нові локації. Тому для POS-системи важлива інтеграція з Choice і власними сайтами, щоб замовлення надходили прямо в систему і все було обліковано правильно.

Інтеграції з іншими сервісами

POS-система повинна бути простою і гнучкою до інтеграції, для того щоб можно було легко інтегрувати будь-які сервіси які ви використовуєте в роботі ресторану. Це може бути магазин додатки чи рішень, як App store, чи Play Market, чи відкритий APi по якому можна інтегрувати додаткові сервіси, які закриють бухгалтерський облік, підключення Choice чи власного сайту, маркетингових інструментів та інших.

ПРРО

Важливо, щоб в POS-системі вже була готова інтеграція с ПРРО, таким як Checkbox, Вчасно.каса, чи іншими. Або власне ПРРО вже інтегровано в систему. Адже через сучасні ПРРО можно закривати і готівкові платежі.

Як обрати POS-систему?

При виборі POS-системи для ресторану зверніть на ключові фактори. Оцініть, наскільки добре POS-система підійде для вашої діяльності, бюджету, інфраструктури, враховуючи такі речі:

Окрім цих речей, зверніть увагу на функції, які можуть допомогти вашому ресторану:

• Програма лояльності: Сучасні POS-системи можуть винагороджувати постійних гостей знижками, балами і індивідуальними пропозиціями
• Кухонна система (KDS): Система спростить комунікацію між працівниками в залі ресторану і командою на кухні, передаючи замовлення для готування на кухонний термінал
• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM): окремі POS – системи можуть зберігати інформацію про клієнтів, відстежувати історію покупок і надсилати цільові маркетингові кампанії
• Хмарна система чи ні: Хмарні системи можуть запропонувати автоматичне оновлення, віддалений доступ, резервне копіювання даних і легку масштабованість.
• Мобільність POS: окремі системи дозволяють приймати замовлення та оплати біля столу через смартфони чи планшети

Порівняльна таблиця ключових POS-систем на українському ринку:

POS Системи і їх функції.

Стислий підсумок плюсів і мінусів сторін ключових POS-систем на українському ринку на наш погляд:

Syrve:

Одна з двох найпопулярніших POS-система в Україні, представлена кількома ділерами, які мають різний підхід до навчання, запуску і налаштування. Інтерфейс каси має класичний вигляд. Стандартні можливості обліку, фін. звітності, робочого часу. Розгорнута аналітика і дуже широкі можливості її налаштування. Також плюс, що це хмарне рішення, і не має необхідності тримати власний сервер з базою даних.

Poster

Найсучасніша українська POS-система і одна з двох найпопулярніших POS-систем в Україні. Представлена єдиним центральним офісом. Мобільне рішення, зайти в Фронт(касу) так і Poster-Office(Бек) можна з будь-якого пристрою, обов’язкове тільки з’єднання з мережею інтернет, що дозволяє економити на пристроях і побудові процесів. Класичний і зрозумілий інтерфейс. Прості можливості обліку, фін. звітності, робочого часу. Стандартні налаштування і перший екран з ключовими показниками ресторану. Достатньо маленька ціна підписки.

Profit

Українська POS-система з широким кастомним налаштуванням під запит ресторану або іншого формату бізнесу. Інтерфейс каси (фронту) також можливо налаштовувати кастомно на етапі запуску. Широкі налаштування звітностей і обліку загалом можливо налаштувати майже будь-який функціонал, але звісно, що кожне доналаштування буде мати свою ціну. Може бути як хмарним рішенням так і стаціонарним.

Servio

Українська POS-система з широким кастомним налаштуванням, доступними швидкими інтеграціями з маркетплейсами, службами доставки. Це може бути власна екосистема, з власною POS-системою для ресторану і готелю, цифровим меню і власним ПРРО. Може бути як хмарним рішенням так і стаціонарним.

Keeper

Найстарша POS-система, з модульними типом, що дозволяє кастомізувати окремі функції під себе. Представлена багатьма ділерами в Україні, через що ціна і умови можуть у кожного на додаткові послуги відрізнятись і бути різним підхід. Класичний інтерфейс каси(фронту) має класичний вигляд. Це стаціонарна POS-система яка потребує розміщення локального серверу в закладі для роботи системи. Стандартні можливості обліку, фін. звітності, робочого часу, аналітики і широкі можливості її налаштування.

А якщо ви хочете збільшити дохід свого закладу та оптимізувати процеси, підключайте Choice