Які документи потрібні для відкриття кафе?

Мрія про власний заклад може стати реальністю. Та перед тим, як відкрити двері для перших гостей, необхідно подолати кілька бюрократичних перешкод. 

Відкриття кафе чи ресторану — процес, що вимагає дотримання багатьох юридичних і санітарних норм. Щоб все пройшло гладко, варто заздалегідь підготуватися і зібрати необхідні документи. 

Які саме? Про все детально розказуємо далі у статті.

Перелік документів, які потрібні для відкриття кафе

Перш за все, визначимо основний перелік документів, які необхідно мати для успішного відкриття кафе чи ресторану. До нього входять:

• Реєстрація бізнесу в податковій

Для початку підприємницької діяльності необхідно зареєструватися у податковій службі. Це стосується як фізичних осіб-підприємців (ФОП), так і юридичних осіб, а саме товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ).

• Договір оренди приміщення

Якщо ви не є власником приміщення, де плануєте відкрити кафе чи ресторан, тоді знадобиться договір оренди. Цей документ підтверджує право на використання приміщення для комерційної діяльності.

• Дозвіл СЕС (Санітарно-епідеміологічна служба)

Гарантує, що ваш заклад відповідає всім санітарним та епідеміологічним вимогам. Для його отримання потрібно подати заявку, пройти інспекцію та забезпечити відповідність всім нормам.

• Дозвіл ДСНС (Державна служба України з надзвичайних ситуацій)

Для безпечної експлуатації приміщення потрібно підтвердити, що воно відповідає нормам пожежної безпеки.

• Ліцензія на продаж алкоголю

Необхідна для легального продажу будь-яких алкогольних напоїв у вашому закладі.

• Договір на вивезення сміття

Заклади харчування повинні мати договір на регулярне вивезення сміття для підтримання чистоти та порядку в кафе чи ресторані.

• Договір на дератизацію й дезінсекцію

Для запобігання появи шкідників та комах, варто укласти договір на проведення регулярних заходів зі знезаражування.

Важливо про ФОП та ТОВ

Перед тим, як перейти до детального ознайомлення з усіма процесами документації, варто зазначити — для свого бізнесу ви можете обрати будь-яку організаційно-правову форму. 

Фізична особа-підприємець (ФОП) відзначається простотою та мінімальними витратами на реєстрацію, що включає лише заповнену реєстраційну форму, паспорт і довідку ІПН. Однак ФОП є оптимальним, якщо: 

• заклад невеликий,
• з одноосібним власником — немає партнерів,
• є готовність нести відповідальність, відповідаючи за зобов’язаннями всім своїм майном.

Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) підійде тим, хто планує відкривати кафе з партнерами, залучати інвесторів. 

Проте, ТОВ вимагає більше витрат і документів, ніж ФОП. Для цього потрібні протокол установчих зборів, статут, а якщо учасниками є юридичні особи — то і їх установчі документи.

Так, питання документації — не легке. Але з ретельним та уважним підходом ви мінімізуєте труднощі та виникнення проблем. Головне, не спішити, а добре розібратися з усіма аспектами.

Вибір системи оподаткування

В Україні існує дві форми оподаткування: загальна та спрощена. 

Якщо ви не плануєте продавати алкогольні напої та тютюнові вироби — підійде спрощена система другої або третьої групи.  

Відповідно до Податкового кодексу України, критерії використання другої групи є такими:

• Наявність ФОП.
• Кількість найманих осіб разом з усіма, з ким є трудові відносини, повинна бути не більше 10.
• Річний дохід не має перевищувати 834 розміри мінімальної зарплати.
• Необхідність сплати податку за ставкою до 20% від мінімальної зарплати.

Умови вибору третьої групи:

• Наявність ФОП або ТОВ.
• Кількість найманих працівників не обмежена.
• Дохід не має перевищувати 1167 розмірів мінімальної зарплати.
• Необхідність сплати податку за ставкою 3% від доходу (якщо зареєстрований платник ПДВ) або 5% (для неплатників ПДВ).

Коли ж продаж алкоголю чи тютюнових виробів входить у плани закладу, ваш вибір оподаткування — загальна система.

Тоді для ФОП буде діяти податок на доходи фізичних осіб, а для юридичних осіб — податок на прибуток. Ставка податку в обох випадках є 18% від бази оподаткування.

Базою оподаткування для ФОП є чистий дохід, а для юридичних осіб — прибуток, визначений як сума доходів мінус витрати звітного періоду.

Перевагою загальної системи оподаткування є необмеженість у кількості працівників та обсягів прибутків. Однак складним є податковий і бухгалтерський обліки.

Також сьогодні ресторанний бізнес повинен мати зареєстрований РРО — реєстратор розрахункових операцій. Детально про те, навіщо та як це робити, розповідали раніше у статті «РРО для ресторанів: правила використання»

Висновок санітарно-епідеміологічної служби: як пройти процедуру

Важливо зазначити, що не всім потрібно отримувати дозвіл СЕС на відкриття кафе. А саме тим, хто орендує приміщення, в якому до цього був заклад харчування, і де не планується реконструкція та переобладнання. В інших випадках необхідно звертатися в дозвільний центр за місцем знаходження закладу, підготувавши такі документи:

• посвідчення про держреєстрацію,
• паспорт платника податків,
• проєкт, що включає схему кондиціювання, вентиляції,
• заяву власника,
• копію статуту ТОВ (якщо форма — юридична особа),
• договір купівлі-продажу чи оренди приміщення,
• дозвіл СЕС щодо введення об’єкта в експлуатацію.

Для того, щоб успішно пройти процедуру погодження СЕС необхідно уважно вивчити усі санітарні норми в документі «Санітарних правилах для підприємств громадського харчування, включаючи кондитерські цехи й підприємства, що виробляють м’яке морозиво», а також у наказі «Про затвердження Правил роботи закладів (підприємств) ресторанного господарства».

Пожежна інспекція кафе: норми та документальне оформлення

Для того, щоб пожежна безпека кафе відповідала нормам, необхідно виконати кілька кроків:

1. Подати декларацію відповідності вимогам законодавства щодо пожежної безпеки. Це необхідно для того, щоб почати роботу новостворених підприємств та використовувати будівлі або приміщення.
2. Порядок подання декларації складається з її розробки та надсилання рекомендованим листом за місцем знаходження до державного адміністратора або до територіального органу ДСНС.

Якщо декларація подана державному адміністратору, він передає її до територіального органу ДСНС протягом одного робочого дня.

1. Додаткові вимоги для об’єктів високого ступеня ризику: такі заклади повинні подати позитивний висновок за результатами оцінки протипожежного стану. Таку оцінку проводить ліцензована організація.
2. Реєстрація декларації є безоплатною і проводиться ДСНС або її територіальним органом протягом 5 робочих днів з дня надходження.

Ліцензія на алкоголь: документи та порядок отримання

Здебільшого ресторани та кафе включають у своє меню алкоголь, продаж якого неможливий без відповідної ліцензії. Розберемося, що важливо про це знати.

Для торгівлі алкоголем у кафе, ресторанах чи барах вам знадобиться ліцензія на роздрібну торгівлю алкогольними напоями, термін дії якої — 1 рік. 

Вартість ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями (крім сидру та перрі без додання спирту) розраховується на кожен зареєстрований касовий апарат і становить 8000 грн для міст та 500 грн для сіл та селищ.

Якщо говорити про сидр та перрі (без додавання спирту) — вартість ліцензування становить 780 грн за кожне місце торгівлі, незалежно від його розташування.

Щоб придбати ліцензію, необхідно підготувати та подати відповідну заяву, довідку з податкової про взяття на облік, копію документа про реєстрацію електронного касового апарату з підписом керівника та/або печаткою підприємства. Якщо все зроблено правильно, вже протягом 10 календарних днів ваш заклад матиме ліцензію на роздрібну торгівлю алкоголем.

Вибір назви та реєстрація торговельної марки

Необов’язковий, але бажаний крок перед виходом на ринок є реєстрація власної торговельної марки. Це надасть вам виключне право використання назви та/або логотипа, забезпечить захист їх унікальності. Саме за назвою чи логотипом гості будуть впізнавати кафе, що формуватиме знання клієнтів про заклад.

Власником торговельної марки може бути як фізична, так і юридична особа/особи. Для отримання ТМ необхідно подати такі документи: дані юридичної особи (реквізитні) або фізичної особи (паспортні); зображення логотипа або напис назви; повідомити, що ТМ стосуватиметься закладу.

Питання документів безумовно одне з найскладніших у відкритті свого кафе чи ресторану. Однак якщо розібратися та приділити достатньо часу — все обов’язково вийде. Далі можна буде приступати до нових цікавиш, але не менш важливих етапів, а саме пошук постачальників, підбір персоналу, встановлення касового апарату й автоматизованих рішень тощо.