Як найняти правильного менеджера ресторану чи кафе. Основні обовʼязки адміністратора закладу

Рівень відповідальності, що лягає на плечі менеджера ресторану, кафе чи кав’ярні важко переоцінити. За кожним задоволеним клієнтом стоїть невпинна робота адміністратора над покращенням рівня обслуговування, підтриманням чистоти й атмосфери в закладі, забезпеченням відповідної якості страв і комфортного середовища для клієнтів.

Те, наскільки успішно функціонує ресторан напряму залежить від людини, яка керує командою та процесами. Тому перед тим, як шукати у свій ресторан адміністратора або подаватися на цю позиції, варто уважно вивчити усі вимоги, нюанси та виклики професії.

Хто такі менеджери ресторанів?

Менеджер закладу — це людина, яка керує практично усіма процесами в ресторані від розподілу обов’язків та організації роботи персоналу до перевірки чистоти в залах і розв’язання термінових питань команди та гостей.

Помилково адміністратора закладу часто ототожнюють з власником. У деяких випадках дійсно так є, особливо коли це невеличка кав’ярня або кафе. Однак чим більші масштаби, тим важче стає поєднувати управління операційними процесами та глобальний розвиток бізнесу. Тому перше власники делегують менеджерам.

Робота менеджера ресторану є різносторонньою, вимагає компетенцій як у дрібних питаннях (наприклад, коли перегоріла лампочка в залі), так і більш вагомих, що стосуються координації роботи персоналу, планування, звітностей тощо. Тому дуже важливо бути готовими проявляти свою стійкість до викликів.

Обов’язки адміністратора закладу харчування

Обов’язки менеджера можуть різнитися залежно від формату (ресторан, кав’ярня чи заклад швидкого харчування), організаційної структури та концепції окремого закладу. Однак зазвичай зонами відповідальності адміністратора є:

• Розподіл обов’язків у ресторані серед персоналу.
• Планування графіків роботи.
• Запровадження стандартів обслуговування.
• Контроль якості сервісу.
• Взаємодія з постачальниками.
• Управління запасами.
• Вирішення конфліктних ситуацій.
• Підтримка і мотивація персоналу.
• Клієнтська лояльність.
• Ведення звітності та фінансовий контроль.

Наприклад, менеджер, який слідкує за появою нових рішень може запропонувати:

1. Оптимізувати керування замовленнями у закладі, щоб працювати з усіма сервісами лише з одного планшету.
2. Запустити власну доставку без наймання кур’єрів завдяки зручній інтеграції Choice з Glovo та Uklon.
3. Відмовитися від паперового меню на користь цифрового, а також під’єднати безконтактну оплату біля столу за скануванням QR-коду.
4. Автоматизувати бронювання столиків, щоб зменшити навантаження на персонал і пришвидшити процес для клієнта.
5. Запровадити інструмент замовлення до столу, що дозволяє менше залучати офіціантів. Персоналу лишається тільки принести замовлення клієнту.

Адміністратор, який шукає шляхи оптимізації досвіду клієнтів у закладів і роботи персоналу та ще й покращує маркетингові активності ресторану — завжди на крок попереду та особливо цінується керівництвом і командою.

Етапи та критерії вибору адміністратора закладу

Часто менеджера закладу обирає особисто власник. Надалі вони постійно тісно співпрацюватимуть, і важливо, щоб на посаді адміністратора була людина, якій власник може довіряти.

Перший контакт потенційного менеджера з керівництвом закладу відбувається через резюме.

Освіта менеджера

Хоч і вища освіта у сфері управління чи суміжних сьогодні не є головним критерієм відбору на посаду менеджера, проте освіченість загалом є дуже важливою. Тому варто звертати увагу, на кого та де вчився кандидат, які курси проходив, як часто тощо. Освіта може бути пов’язана з такими спеціальностями як менеджмент готельно-ресторанного бізнесу, ресторанна діяльність, харчова індустрія тощо. Якщо ж, наприклад, людина не має ступінь бакалавра чи магістра у профільній сфері, то могла проходити стажування та інші навчання, які дають можливість здобути необхідні кваліфікації для позиції менеджера ресторану.

Особисті якості кандидата на посаду

Риси характеру майбутнього менеджера відіграють провідну роль. Людина повинна бути готовою до багатозадачності та великої відповідальності, а отже мати розвинену стресостійкість, швидку реакцію та пильність. Оскільки робота менеджера полягає в постійній взаємодії з людьми, важливі відкритість до комунікації, харизма й енергійність, співчутливість та терплячість. Лідерські якості менеджера кафе та організаційні здібності, тактовність і чесність, людяність та уважність — це база для кожного успішного управлінця. Така людина зможе стати авторитетом, влитися у колектив і стати «своєю» серед колег. 

Не обов’язково шукати в резюме перелік зі всіх перерахованих якостей. Одні з них можуть бути вказані прямо, інші — проглядатися в кейсах людини. Звертайте увагу на деталі та аналізуйте, що для вас є найбільш важливим у кандидаті.

Досвід роботи

Часто можна почути, що досвід роботи не важливий, головне — бажання. 

Мати велике бажання працювати менеджером та діяти задля досягнення цієї цілі є безумовно важливим. Це показує, що людина не словом, а ділом йде до мети, і є чудовою ознакою управлінця. Проте позиція менеджера ресторану потребує моментального включення в роботу. Тому попередній успішний досвід у сфері управління, взаємодії з людьми, гастрономічній галузі тощо є необхідним.

Внутрішні відчуття

Після ознайомлення з резюме та можливого тестового завдання зазвичай власник спілкується з кандидатом під час співбесіди. Особиста розмова з людиною дає краще зрозуміти її як професіонала та як особистість, в першу чергу. Тому що неправильно обраний кандидат буде шкодити як команді, так і бізнесу. 

Не рідко у власників добре розвинене чуття на «своїх» людей для бізнесу, яких беруть працювати разом. Якщо ж вони бачать, що цінності людини не збігаються з цінностями компанії, то можуть відмовити навіть найбільш професійному фахівцю.

Найняти професіонала чи виростити?

Одвічне питання, на яке немає однозначної відповіді. Стратегію кожен заклад обирає самостійно. А іноді й не обирає. Так можуть скластися обставини, що заклад шукатимете професіонала на зовнішніх ресурсах, але знайдеться охоча людина серед теперішнього персоналу. І це чудово, адже співробітник вже розуміється на багатьох процесах, йому вже можна довіряти, а велике бажання пришвидшать адаптацію до нової посади та професійний ріст кандидата. В перспективі таке рішення дасть дуже хороші плоди. 

Тому, коли виникає потреба найняти людину на керівну посаду в ресторані, варто придивитися в першу чергу до своєї команди, поспілкуватися зі співробітниками, і лише потім або ж паралельно залучати зовнішні ресурси.