РРО для ресторанів: правила використання

Необхідний крок у забезпеченні порядку та законності роботи ресторанного бізнесу є використання РРО — реєстратор розрахункових операцій, який обліковує та реєструє всі готівкові й безготівкові розрахунки в закладі, а також генерує фіскальний чек для гостей. 

З 1 січня 2022 року кожен ресторанний бізнес повинен застосовувати РРО в роботі. Це передбачено законом України про застосування РРО. У період воєнного стану відбулися зміни у законодавстві, які з 1 серпня 2023 року (деякі з 1 жовтня 2023) набрали чинності. Розглянемо, які саме правила використання РРО необхідно знати закладам сьогодні

Законодавчі вимоги до використання касових апаратів ФОПами

Кафе, ресторани, кав’ярні чи бари повинні використовувати у своїй роботі РРО. Якщо ви відноситеся до ФОП 2, 3, 4 груп, або є фізичною особою чи юридичною особою на загальній системі оподаткування, тоді вам обов’язково потрібно працювати з касовим апаратом, фіскалізувати безготівкові та готівкові розрахунки й видавати чеки клієнтам.

Закон про касові апарати має виключення — категорії ФОПів, хто може працювати без РРО. До них відносяться ФОП 1 групи, а також ФОП 2, 3, 4 груп, які торгують в роздріб у селі. Виняток — підакцизні товари.

Якщо говорити про сферу ресторанного бізнесу, то жоден із форматів закладів не є частиною виключення. Це означає, що невикористання РРО для кафе, ресторанів або кав’ярень передбачає штрафи.

Штрафи за порушення застосування РРО

З 1 січня 2022 року до 1 жовтня 2023 року невикористання РРО не підлягало сплаті штрафів, окрім підакцизних товарів. Уже сьогодні штрафи стосуються всіх, за винятком тимчасово окупованих територій.

До порушень відносяться торгівля без касового апарату, невидача чека, неправильне його оформлення й некоректно вказана вартість товарів, відсутність контрольної стрічки та звітності щодо використання РРО, неправильне застосування РРО щодо підакцизних товарів.

Як саме штрафуватимуть порушників?

• За перше порушення — 100% від суми чека.
• За повторне порушення — 150% від суми чека.

Якщо ви ФОП 2 або 3 груп, що сплачує єдиний податок і не є платником ПДВ, тоді штрафи будуть нижчими:

• За перше порушення — 25% від суми чека.
• За повторне порушення — 50% від суми чека.

Як закладу підібрати РРО? Вартість та типи обладнання

Існує декілька видів РРО, а саме автономний касовий апарат, фіскальний РРО та програмний РРО (ПРРО). Ви можете самостійно вирішувати, який саме варіант використовувати відповідно до зручності, фінансових ресурсів, потреб закладу тощо.

Автономний РРО

Цей вид передбачає самостійне створення працівником розрахункового документа. У програму вводиться весь асортимент товарів для продажу, і з цих даних формується чек оплати товару або послуги.

Також, такі касові апарати оснащені фіскальною пам’яттю, що призначена для одноразового запису, збереження та повторюваного зчитування інформації.

Вартість автономних касових апаратів разом з їх встановленням становить приблизно 10000 грн. Також потрібно враховувати регулярне обслуговування апарату — близько 400 грн на місяць.

Фіскальний РРО

Такий тип реєстратора є фактично принтером з фіскальною пам’яттю та вбудованим програмним забезпеченням. До них відносять нові хмарні РРО, які можна легко інтегрувати з сучасними системами обліку.

Вартість фіскальних касових апаратів разом з їх встановленням становить приблизно 12000 грн. Регулярне щомісячне обслуговування апарату — близько 400 грн на місяць.

Програмний РРО

Цифровий замінник традиційного РРО. Для його використання підійде будь-який гаджет: комп’ютер, планшет або телефон. ПРРО здатен генерувати як паперові, так і електронні чеки, а також працювати у режимі офлайн, навіть без доступу до Інтернету або електропостачання.

Програмне РРО передбачає використання принтера, що становитиме приблизно 3000 грн. Щомісячна передплата за програму — близько 400 грн.

Який вид РРО обрати для гастрономічного бізнесу?

У часи цифровізації класичні громіздкі, дорогі та здебільшого незручні в користуванні РРО відходять на другий план. Сьогодні заклади потребують автоматизації, швидкості, легкості та комфорту. А ще — максимальну мінімізацію помилок і проблем. Тому найкращим варіантом стане програмне РРО, і ось чому:

1. Планшет або смартфон стає касовим апарат — зручно, легко в користуванні та завжди під рукою.
2. Чеки та звіти надійно зберігаються на хмарному сервісі.
3. Можна надсилати гостям електронні чеки у месенджери, на пошту або після оплати за QR-кодом.
4. Зменшується необхідність у друкуванні чеків, що економить ресурси.
5. Здійснення віддаленого контролю за касовими операціями усієї мережі закладів.
6. Можливість вести аналітику та облік, працювати з вашою CRM системою та запускати рекламні кампанії.

Багато з перелічених перспектив дають сьогодні закладам POS-системи, які інтегрують РРО у свій сервіс. Однак з розвитком технологій бізнеси прагнуть ще більшої автоматизації, ефективності робочих і бізнес-процесів та максимальної зручності як для гостей, так і для команди. 

Для прогресивних ресторанних бізнесів існує інноваційне рішення — сервіс Choice.

Завдяки Choice ваш гаджет стане не лише касовим апаратом, а універсальним інструментом. Ви можете під’єднати інтеграцію зі своєю POS-систему, агрегаторами, власним сайтом і меню, та керувати усіма процесами з одного планшету. Choice дозволяє полегшувати приймання замовлень і оплату, збирати дані та аналізувати їх, а також застосовувати інформацію про гостей у маркетингових цілях та для покращення сервісу закладу.

Обирайте комплексні рішення для вашого закладу, які допоможуть вдосконалити як касові операції РРО, так і багато суміжних, а саме онлайн оплата біля столу, сплата за доставку, аналіз даних у CRM системі та інші.