Як скоротити витрати ресторану чи кафе. Ефективне управління витратами

Існує міф, що ресторанний бізнес — це завжди прибутково. Налаштовуєш усі процеси, ставиш високу націнку і працюєш. Проте бізнес, як живий організм, активна система, яка вимагає постійної підтримки та оновлення, щоб адаптовуватися до сучасних умов сьогодення.

За дослідженням Poster у 2023 році 38% опитаних рестораторів зіштовхнулися зі зменшенням рентабельності власного бізнесу. У наші неспокійні часи перед українськими закладами як ніколи постає одвічне питання збільшення прибутків та оптимізації роботи ресторанів. Пропонуємо розібратися, як цього досягти шляхом скорочення витрат і правильного управління фінансами.

Ефективне управління витратами ресторану

Для того, щоб ефективно управляти витратами закладу потрібно розуміти звідки вони беруться. Тобто вести правильний облік витрат. Цей процес містить три складові: планування, безпосередній контроль обігу та звітність.

Важливо почати саме зі складання плану, адже підхід «по ходу розберемося» — не підійде. Ви повинні чітко розуміти, які ресторанні витрати на вас чекатимуть впродовж року, сезону, місяця та навіть наступного тижня. В іншому випадку виникне хаос та нераціональне використання коштів.

Грошовий обіг повинен завжди контролюватися, і за цим мають бути закріплені відповідальні особи чи особа. Слідкувати потрібно за відсутністю касового розриву, незапланованих витрат, дотриманням стратегії тощо.

Обов’язково перевіряйте звітність, до того ж на постійній основі: щотижня, щомісяця, щороку. Якщо починати потрібно з планування, то завершувати період важливо звітами. 

Постійні та змінні витрати ресторану

Усі витрати ресторанного бізнесу поділяються на постійні та змінні. Перші — це фіксовані витрати. Незалежно від того як функціонує заклад і чи взагалі працює, постійні витрати не зникають. До незмінних витрат відносять оренду приміщення, зарплату персоналу, витрати на закупівлю продуктів і ремонт приміщення, знос обладнання ресторану та, звичайно, податки.

Змінні витрати ресторану залежать від обсягів діяльності закладу і виторгу. Вони включають food cost, доставку, упаковку, зберігання та списання продуктів, комунальні платежі, й рекламу. Як із постійними, так і зі змінними витратами необхідно працювати, щоб скоротити витрати закладу та підвищити рівень конкурентоспроможності ресторану.

Підходи скорочення витрат ресторанів і кафе

Перед кожним власником чи управлінцем ресторану стоїть задача шукати стратегії збільшення продажів і зменшення витрат. Це не так вже й легко. Може бути, що проблема лежить на поверхні, але часом необхідно провести ціле дослідження, щоб зрозуміти, де можуть критися втрати ресторану. Розглянемо, на що варто звернути увагу, щоб знайти релевантні рішення скорочення витрат ресторану.

Відмова від друкованої продукції

Ера друкованого меню стрімко минає. Сьогодні не потрібно витрачати кошти на папір, інші матеріали, послуги з дизайну, друку тощо. Можна просто перейти на зручне й практичне онлайн-меню. Тим паче з Choice це дуже легко, адже ви отримуєте готове рішення, яке відповідатиме стилю вашого закладу з впізнаваним логотипом, обкладинкою, фірмовими кольорами та шрифтами. Таке рішення допоможе вам не лише відчутно зменшити витрати, а й оптимізувати роботу персоналу та підвищити комфорт клієнтів. 

Витрати на персонал

Скоротити витрати на персонал не означає просто звільнити «непотрібних» членів команди, а їх обов’язки перекинути на інших. Підійдіть до цього питання стратегічно ще з етапу підбору співробітників. Важливо одразу наймати правильних людей, які увіллються в команду та поділятимуть цінності бізнесу, щоб кожного разу не витрачати час на пошуки та адаптацію нових працівників. 

Далі потурбуйтеся про оптимізацію робочого часу персоналу через вдосконалення та автоматизацію процесів. Налаштуйте легке й зручне керування замовленнями з одного девайсу від Choice. Це дасть можливість отримувати дані з різних систем (як-от Glovo, Bolt Food, власний сайт) в єдиному місці. А інтеграція вашої POS з Choice дозволить не витрачати час на ручне введення даних з цих сервісів, а миттєво отримувати інформацію на один планшет.

Значно зекономити час співробітників можливо під’єднавши функцію онлайн-замовлень на доставку та з собою. Наприклад, мережа закладів Honey до роботи з Choice стикалася зі складнощами в оформленні та організації онлайн-замовлень.

Замовлення до столу

Сьогодні у своєму закладі ви можете під’єднати функцію замовлення до столу від Choice. Таке рішення також допомагає знизити витрати на персонал. Гість самостійно сканує QR-код та робить замовлення, а офіціанту залишається лише принести страву. Тому для роботи достатньо буде вдвічі менше персоналу. До того ж клієнти починають замовляти більше і частіше, а отже ваші продажі зростають.

Збільшення оборотності столів

Для того, щоб збільшити оборотність столів у ресторані потрібно обслуговувати більше клієнтів і швидше. Як це можна зробити? 

• Скоротити меню, щоб зменшити час вибору страви відвідувачем.
• Оптимізувати розміщення столів під популярні для закладу розміри груп.
• Персоналу відмінно розумітися у меню, інгредієнтах, приготуванні тощо.
• Мати необхідну кількість заготовок на кухні.
• Автоматизувати процеси: сервіси бронювання, зручна доставка, оплата по QR-коду.

Food cost та націнка

Прямий вплив на доходи та витрати закладу має контроль націнки та фудкост. Ціни на потрібні вам продукти будуть постійно коливатися, а отже вартість страви у певному розмірі цього тижня може приносити вам дохід, наступного — збитки. Тому важливо переглядати витрати на продукти та відштовхуючись від цього розраховувати релевантну націнку, яка у середньому становить 200-300%.

Відходи та списання продуктів

Цей пункт є логічним продовженням попереднього, тому що оптимізація відходів та списання продуктів прямо впливає на фудкост. 

Проводьте регулярну інвентаризацію товарів. Аналізуйте, які продукти списуються, що клієнти часто не доїдають, а які страви найменше замовляють. Адже необхідні продукти для не популярних страв можуть просто псуватися та викидатися.

Дослідіть вагомість конкретних продуктів і частоту їх використання у приготуванні страв. Можливо, без деяких реально обійтися? Наприклад, якщо ми говоримо про дві оливки в салаті — споживач навіть не помітить їх відсутність. А для вас це можливість оптимізувати витрати ресторану.

Вибір постачальників

Сезонність, масштаби закладу та його розміщення дозволяють заощаджувати ресторанам, обираючи якісних локальних та оптових постачальників. Перегляньте використання імпортних продуктів, вони значно підвищують рівень витрат ресторанів. Краще орієнтуватися на внутрішніх виробників. Оновлюйте меню відповідно до сезонності та закуповуйте оптом сезонні продукти у локальних постачальників. 

Тут логіка проста: ви навряд чи побачите в кав’ярнях гарбузове лате влітку, а взимку набагато рідше зустрінете полуницю в стравах.

Витрати на комунальні послуги

Сенсорні датчики для лампочок у вбиральні, використання енергоощадного обладнання, вимикання різних підсвіток поки заклад не працює — неважкі дії, які допомагають значно скорочувати витрати на комунальні послуги.

Аналізуйте, слідкуйте за змінами у сфері, впроваджуйте інновації та шукайте автоматизовані рішення. Так ви завжди будете прагнути до менших витрат і більших досягнень у ресторанному бізнесі.